Att planera robust kräver förvaltningsövergripande arbete. För detta rekommenderas att avsätta ungefär en halvdag för gemensamt arbete (workshops) under tre tillfällen. Dessa arbetstillfällen bör genomföras samlat, helst inte mer än två veckors mellanrum mellan varje möte. Man kan också ordna workshoparna med bara någon dags mellanrum för att på så sätt få bättre ”schvung” i processen som brukar uppfattas som rolig och utmanande av deltagarna.
Så här kan man förbereda det gemensamma arbetet.
- Identifiera lämpliga deltagare
Dessa ska vara sakkunniga inom olika områden av betydelse för att hantera översvämningar i kommunen. Detta kan vara representanter från kommunledningskontoret, VA, gata och park, miljö, planering, räddningstjänst och säkerhetssamordnare. Det kan även vara bra att bjuda in berörda politiker för att förankra när olika åtgärder behöver vidtas och få en förståelse för processen. - Boka in deltagarna för tre tillfällen
Boka in alla tillfällen så snart det är möjligt och understryk att alla måste vara med samtliga tillfällen för att processen ska fungera. Beroende på vilka som deltar kan tid och plats vara av betydelse (exempelvis kanske möten med fritidspolitiker behöver läggas kvällstid).
Klicka här för exempel på ett inbjudningsbrev - Boka en lämplig lokal eller digitala verktyg för alla tre möten
Om workshoparna är fysiska bör lokalen vara tillräckligt rymlig då vissa moment kräver att deltagarna rör sig fram och tillbaka i rummet. Lokalen bör ha projektor och en whiteboard. Om workshoparna är digitala behöver tekniskt stöd finnas på plats. - Utse personer som kan leda de tre tillfällena
Att facilitera processer är tämligen krävande och genom att växla det ansvaret finns tid för återhämtning. - Utforma körschema
De personer som leder processen kan med fördel göra ett så kallat körschema för varje workshop. Exempel på körschema hittas i beskrivningarna av respektive workshop. - Förbered upplägg
Förbered en tabell (klicka här för exempel) eller kontakta Sandra Frosth för att använda den webbaserade vägledningen.